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まだ間に合う。 電子帳簿保存法改正で何が変わる!!

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まだ間に合う。 電子帳簿保存法改正で何が変わる!!

 

いよいよ2022年1月から電子帳簿保存法が改正されます。
中小企業の皆様、ご準備はいかがでしょうか?
もう既に対応済みのご担当者様も、これから対応予定のご担当者様も、そして、今からでも間に合う?と思っておられるご担当者様も、2021年も年末に向け、電子帳簿保存法改正で何が変わるか、一緒に整理をしていきましょう。

 

本記事で取り上げる内容は、国税局が開示している情報、その他関連する情報に基づき構成された記事であり、一部例外や対象者の属性によって該当内容が異なる場合が考えられます。本記事から得た情報に対しての解釈や実行については国税局または専門家・税理士等にご相談頂きますようお願い致します。

 

 

2022年1月の電子帳簿保存法改正の整理

電子帳簿保存法は、1998年より施行された法律です。
電子帳簿法における書類区分は3つあります。
電帳法4条(5条)帳簿(仕訳帳、現金出納帳等)と書類(貸借対照表、損益計算書、注文書、契約書、領収書等)、7条の電子取引の取引情報の3つあり、それぞれ帳簿・書類・電子取引によって要件が定められています。

これまで、中小企業や個人事業主に関しては紙で印刷したものを原本として7年間保存することで対応をしてきました。しかし、2022年1月から施行される電子帳簿保存法改正では、デジタル化がもたらす生産性向上、国税関係書類の記帳水準の向上を目的に電子データの保管を義務化する改正となります。

そしてこの改正に伴い、これまでの電子帳簿保存法で定められていた要件も、以下のような点が変更となりました。

① 税務署長の事前承認制度が廃止
② タイムスタンプ要件が緩和
③ 優良な電子帳簿に関わる過少申告加算税の軽減措置や重加算税の加重措置

参考:国税局「電子帳簿保存法が改正されましたR3.05」
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0021005-038.pdf

電子取引の紙保管はできなくなる

特にこの改正により大きなインパクトを与えるものとして、電子取引に関連する取引書類の電子データでの保管が義務化されることとなり、今後、所得税・法人税を納める法人や個人事業主を対象に書類(国税関係書類)は、紙を原本とした保存ができなくなります。

 

① 電子帳簿等保存
  会計ソフト等で作成された帳簿や電子的に作成した国税関係書類

② スキャナ保存
  取引によって紙で出力された書類はスキャナで電子化

③ 電子取引
 メールやWeb経由の取引上の電子データ(請求書、注文書、見積書、領収書等)
 の電子データでの保管

 

①②③ともそれぞれに定められた要件に従って保管することに変わりはありませんが、②、③については特に対応と対策を検討する必要があります。

②スキャナ保存における緩和
今回の改正によりスキャナ保存における適正事務処理要件(定期検査と相互牽制の実施)が廃止となり、スキャナやスクリーンショットにより電子データへのハードルが下がり、原本を破棄することが可能となったこと。

③電子取引の電子データでの保管の義務化
メールやWeb経由の取引書類(請求書、注文書、見積書等)は、紙の印刷ではなく、電子データでの保存を行うということ。

特に③の電子取引に該当する書類は、社内のユーザレベルから会社全体のフローにも影響が懸念される他、現代社会ではネットでの購入やクレジットカードによる取引も膨大に増え、電子取引に該当する書類は年々増しているため、企業は早急に対策と対応に迫られるのではないかと思われます。

電子取引の保管要件

では次に、改正後の電子取引の保管要件について話しを進めていきましょう。

電子取引の要件については、以下の要件のうちどれかひとつの要件を満たすということが必要となります。

① タイムスタンプの付与
② 削除、改竄されないシステムでの保管
③ 事務処理規程+検索

 

① タイムスタンプの付与
今回、電子帳簿保存法改正における要件緩和の中に、タイムスタンプの要件緩和がありました。改正前は「関連書類をスキャナでの読取、受領者の署名、3営業日以内のタイムスタンプ付与」という要件でしたが、改正後は「署名が不要となりタイムスタンプの付与期間が2ヶ月以内に延長」という要件になりました。
これにより、タイムスタンプによる運用は現場の担当者にとっても大きな負担軽減となりそうです。ただし、タイムスタンプについてはスキャナ保存と同様に要件が定められています。

② 削除、改竄されないシステム
次にワークフローシステムや会計クラウドなどでは、今回の電子取引に対応したシステムなどがありますが、こちらは、中小企業では新たなシステムの導入と、社内の業務処理フローの変更と対応が求められるため、社内の業務改善に等しい労力と時間がかかるものではないかとこれまでの中小企業の担当経験から感じられます。現時点で社内導入しているシステムが電子帳簿保存法改正の電子取引に対応をしているかをメーカーにご確認することをお勧めします。

③ 事務処理規程+検索
次に、事務処理規程の策定と検索によって対応するができます。
また、こちらは国税局の参考資料に、「索引簿の作成例:Excel」、「電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程」(法人の例・個人事業主の例)のサンプルが開示されており、こちらの内容に従って作成しておくことで
電子取引の対応も可能とのことです。中小企業の皆様にとってはこの事務処理規定の策定をご検討するのも良いかと思います。

参考:国税局「参考資料(各種規定等のサンプル)
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/0021006-031.htm

www.nta.go.jp

まとめ

さて、ここまで2022年1月から改正となる電子帳簿保存法について、整理を進めて参りました。電子取引の電子データ保管の義務化は大きな事務処理とはなりますが、今後の社会的な流れから考察しても、さらに多くのビジネスシーンでデジタル化は求められていきます。そしてその流れは必ずや中小企業の多くの方々にも、生産性向上と人手不足の解消などの課題に役立つものと信じて、少しずつ取り入れていきましょう。

 

参考:電子帳簿保存法に関連する一問一答


www.nta.go.jp


www.nta.go.jp

参考:国税局「電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】」
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0021006-031_03.pdf