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【第二回】私たちの働き方ドキュメンタリー

<連載>私たちの働き方ドキュメンタリー

 

「私たちの働き方ドキュメンタリー」と題した第二回。

株式会社インストラクションのコロナ禍の取り組みや働き方の変化が少しでも事業者の皆様の参考になればと、前回は、当社のシェアオフィス移転と2020年4月の緊急事態宣言までのお話を進めてまいりました。「テレワークを単なる在宅業務にしない」という目標に、それぞれの社員が新型コロナウィルス感染拡大防止を心掛け、テレワーク業務へ突入することになります。

 

私たちの働き方ドキュメンタリー第二回は、

今までとは違う日常で、新たな業務をいかに進めてきたか、今回は、テレワーク突入後の当社の具体的な働き方と取り組みについて話を進めていきたいと思います。

 

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私たちの働き方

 

2020年4月
Webコミュニケーションを中心に業務設計

 

自宅での巣ごもりを余儀なくされた緊急事態宣言渦中。私たちは日本だけでなく世界中の至るところで異様な光景を目の当たりにしました。これまでの当たり前の日常は大きく激しく一変し、それぞれ各々が憶測と不安が入り混じる生活を強いられました。一方で今もウィルス感染との戦いに挑む医療従事者の方々には心より感謝申し上げます。

 

さて、このような一変した状況でも経済を動かすことはもとより、企業も同様に活動をしなくてはなりません。飲食店などが新たにフードデリバリーへの転換や企業システムの再構築など、企業が知恵と工夫を凝らし事業の継続、新たな試みが急ピッチで進んでいったのもこの時期からだったようにも思います。

 

当社において「テレワークを単なる在宅にしない」と宣言した中でまず注力したことは、Webを活用したお客様や取引先の方々とのコミュニケーションです。Webを活用した取り組みは何も先進的なものではありません。従来のような静的でカタログ的な自社のWebサイトから、少しでもお客様や取引先の方々との情報のやり取りに活用いただけるようなWebサイトを目指し改修を行いました。

 

ちょうどこの頃、中小企業の事業者様を対象としたテレワークの支援企画を発表し、会計ソフトの弥生株式会社様のご賛同も賜り弥生製品のクラウド支援を推進する準備をしていたこともあり、Webサイトを中心とした業務設計、そして情報のデジタル化と社内のクイックレスポンス意識を高めることに注力することとなりました。

 

実際にご訪問やお打ち合わせが出来ない中、Webサイトによる情報の授受の仕組み以外にも、「オンラインで密」をキャッチコピーにZoomやTeamsなどのビデオチャットを活用しました。ここでもプレゼンを補完するための簡単な動画コンテンツの配信や資料の共有などの演出を考えることで新たな気付きの一歩へ進むことが出来ました。

ご存知の方も多いと思いますが、コロナ禍前から距離に制約のないリアルタイムコミュニケーションツールは注目されており、既に一部の企業では広く利用されていました。コロナ禍ではソーシャルディスタンスの中にあってビデオチャットは飛躍的に拡大し、テレワークの役立ちツールとしてこれからも一躍を担っていくことは言うまでもありません。

 

2020年6月
外線電話の改善

 

テレワークとなって早2ヶ月強が過ぎ4月の緊急事態宣言は5月末には解除となり、

WithコロナやAfterコロナなどという言葉をTVやメディアなどで聞くことが増えました。また、ここにきて通常出社に戻る企業とテレワークの継続が出来る企業とが大きく分かれ始めた時期でもあります。

あるテレワークの統計を見ると、緊急事態宣言発令時のテレワーク実施率は27.9%、解除後のテレワーク実施率は25.7%-24.7%と実はテレワークの実施率に大きな変化がありません。特に100名以下の中小企業においては13%前後の実施率だそうです。

こちらの課題については別の機会を頂きたいと存じます。

 

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外線電話の改善

 

さて、テレワーク実施の最もネックとなったのが、電話とハンコのようでした。

多くの企業で受電やハンコの捺印のために出社を余儀なくされていたという話を良く耳にしました。

 

当社は?というと、当社は既に数年前より電話の仕組みをI P電話(インターネット電話)に切り替えており、L A Nケーブルを電話機に差し込むことで固定電話が利用できる仕組みを採用していました。ただ、テレワーク開始早々時点では、社員に貸与している携帯電話にソフトウェアアプリを組み込み転送により対応することにしていました。

 

しかし、今だから言えますが、ソフトウェアアプリでの受電は良くても電話を繋ぐという点においてはまだまだ課題があり、お客様にも折り返しのお電話となりご迷惑をお掛けしたことかと思います。

 

そこで、当社では一部の主要業務担当メンバーが固定電話を持ち帰り、自宅のルーターとLA Nケーブルを繋ぎ固定電話にて受電と発信、内線での繋ぎなどをスムーズに行うこととしました。自宅に固定電話があることに違和感があることは少し置いておいて、外線のやり取りがスムーズになったのはテレワークを単なる在宅にしないということの最大の改善ポイントだったかもしれません。

 

ハンコについては、社外の契約書などはクラウドサービスによる電子的な契約のやり取りに切り替えており、社内でも以前から電子印鑑を利用しているためあまり大きな負担は出ませんでした。デジタル社会に向けて行政内部もハンコの撤廃を発表しており、これからハンコ文化も大きく変わることでしょう。

 

ちょっとした工夫でテレワークが浸透

さて、今回は緊急事態宣言発令から解除までの期間にフォーカスして当社の働き方と具体的な事例を用いてお話を進めてきました。

 

私たちの取り組みはまだまだ、お客様や取引先の方々には十分なものとまでは行きませんが、ここまで読み返して頂くとお分かりのように従来の業務視点にちょっとした工夫を重ねることで、当社なりのテレワーク、それぞれの企業様のテレワークを実践することが出来るのではないでしょうか?ぜひ、皆様の業務で少しでも工夫が出来ることがあれば小さいところからでも着手してみてはいかがでしょうか?

 

さて、次回は、テレワークにも疲れが見えてくる2020年の夏以降についてお話を進めていきたいと思います。