今回はWebミーティングツールの上手な使い方をテーマにご紹介していきます。
まず、企業におけるWebミーティングツールの導入率は、2020年12月の調査で約60%となり、ここ1年でぐっと増えました。
しかしほとんどは社内利用で営業等社外利用はまだまだ少ないようです。
初対面の場合は、会ってこそ打ち解ける、雑談をして場を和ませるということはあると思いますが、2回目以降は距離や移動なく商談を進める意味でもWebミーティングツールを最大限活用するのも良いと思います。
ツール
Webミーティングでよく利用されている主なツールは、
Zoom(Zoom Video Communications社)、Teams(Microsoft社)、Google Meet(グーグル社)です。
参加者側はアカウント登録やツールインストールなど必要なく、Microsoft Edgeなどブラウザで気軽に利用できます。
(指定されたURLにアクセスするだけです)
では、社外利用としてWebミーティングツールのメリットと活用方法について今までの経験を踏まえながら説明します。
画面共有で商談がスムーズになる
印刷資料で商談の場合は、準備に時間がかかります。また説明している資料のページをちゃんと見ているのか確認が難しく、
あまり内容が伝わってなく後日質問されることもしばしばあります。提案内容の画面を共有することにより参加メンバーが内容に集中でき、どこを説明しているのか明確で伝わり易いのがポイントです。また、デモンストレーションも画面共有で行えるので、訪問時のようにプロジェクターの準備は必要ありません。
移動時間や交通費が掛からない
近くとはいえ往復の移動時間は1～2時間かかるもの、その時間を商談の確認や別の仕事に割り当てることにより、今日を行わなければならないタスクに対して残業しなくて済みます。また、飛行機や新幹線で移動しなければならない遠い場所への商談も、移動しないで商談ができるので時間を有効活用できます。
商談内容が録画(録音)できる
見積りや提案書を作成する為に商談内容を確認出来たり、時間が経って内容を見直したりできます。
※録画(録音)には参加メンバーの許可が必要です。
一つ先をいく
Webミーティングツールの背景を名刺のような画像にすることにより、自己紹介ができる上、誰(どの会社)が今話しているか分かり易く効果的です。またメンバーが途中参加された場合にも社名や名前が伝わります。さらに、Bluetoothのインカムを利用することにより、声が遠いや途切れるなどのムラがなく、ノイズリダクション機能で雑音が入り辛い為、マイク音質がかなり安定し会話が伝わり易くなります。あと何よりかっこいいです(見た目も大事ですよね)。
まとめ
以上がメリットや活用方法です。主観ですがWebミーティングで良かった点をあげると、商談中に追加や別な展開になった場合にすぐ別の資料を共有して対応できる点です。後日資料の送付や別日に打ち合わせずともその場で説明できますので、商談が早く進みます。最後にリアルの対面時では緊張することが多かったのですが、説明会など大勢集まった中でも緊張せず行えることです。是非この機会に社外利用でWebミーティングツールを活用してみてはいかがでしょうか。