<連載>私たちの働き方ドキュメンタリー
2020年も年の瀬、「2020年は大変な年でした・・・」という言葉を何度聞いたことでしょう。また、企業に目を移せば、「2021年はもっと大変な年になるでしょう」という経営者の方々の危機感と同時に、わたしたちはコロナ禍を乗り越え、新たな社会の構造変革に急速に対応しなければ、生き残れないという予感を感じています。
さて、この緊急事態宣言を受けて数ヶ月間が経過しました。中小企業のITをサポートするインストラクションにおいても様々な取り組みに挑戦してきました。
当社の取り組みや働き方の変化が、少しでも事業者の皆様に参考になればと思い、多少おこがましくも仰々しく「私たちの働き方ドキュメンタリー」と題して4回の連載ドキュメントに分けて皆様にフィードバックしていきたいと思います。
2020年2月10日
必然だったテナントビルからシェアオフィスへの移転
「時を戻そう」
2019年、一躍流行となった芸人ぺこぱさんのギャグをお借りしましたが、
緊急事態宣言発令から遡ること数ヶ月前のことからお話しをさせて頂きたいと思います。
2019年12月いよいよ決断します。これまで銀座を拠点に事務所を構えていた当社は、2020年2月にテナントビルからシェアオフィスへの移転を決断しました。近年持たざる経営のひとつとしてシェアオフィスが注目を浴び、そのサービスレベルも目を見張る勢いで充実しています。
シェアオフィスは良い立地条件を強みにした不動産サービスです。スタートアップ企業にとっては少ない初期投資で良いブランドアドレスを取得でき、また、多様な働き方の需要と供給、会員同士のイノベーション効果など、様々な視点から新しい企業文化を創造し、今なお進化を続けています。
当社がシェアオフィス移転の決断をした経緯はひとつではありませんが、少なくとも時代は終身雇用の終焉と事業承継、デジタル前提社会などの社会背景に基づき、社会構造の変革の時代に移行していると捉えていた当社にとって、次なる時流に即したオフィスの在り方をシェアオフィスに求めたのは必然だったのかもしれません。
さて、当社が契約したシェアオフィスを簡単にご紹介しましょう。
東京駅から徒歩７分ほどの日本橋高島屋付近の立地にあるシェアオフィス「ビジネスエアポート」です。その名の通り、空港のラウンジをコンセプトにした東急グループが運営するシェアオフィスです。契約当初は共有スペースとプライベートルーム4部屋、東京都内に10箇所近くある共有スペースも同時に活用できることから、20数名で利用する契約をし、そこには備付けのデスクや什器、淹れたてのコーヒー、荷受け業務、来客対応など、これまで従業員が担当してきたコア業務以外の仕事はオフィスサービスで対応できるようになりました。
当社のオフィスサービスへの転換は持たざる経営方針を明確に打ち出し、わたしたちの働き方は、一気に効率的で生産性の高い働き方へと意識が高まっていきました。
さあ、いよいよ2020年2月10日、シェアオフィスで新たな営業開始です。
ビジネスエアポート日本橋
2020年3月20日
これまでの備えと構えによって実現したテレワーク業務
シェアオフィスへ移転後、以外と、と言うべきか大きな混乱もなく順調に業務が開始できました。しかし、2020年3月に入ると、世の中が徐々に騒がしくなってきます。
そうです。「新型コロナウィルス感染症」です。
当社でも、全体会議が開かれ、緊急事態宣言よりも前の2020年3月20日以降は在宅業務に切り替わることとしました。
この後、発令された緊急事態宣言を受け、多くの企業が在宅待機や在宅業務へと自粛を強いられることになります。
ここで、当社はテレワークを機に新たな指針を社内社外へ表明します。
わたしたちは単なる在宅業務ではなく、従来の集合型業務と遜色のないテレワーク業務、すなわち、今までと変わらないお客様へのサポート体制の構築に挑戦することを目標としました。
当社がこの目標を掲げる理由に、既に2008年頃から導入した社員のデスクトップ環境のクラウド化や社内システムのデータセンター運用（クラウド）が定着し、システムの安全性と利便性を担保するように備えてきました。この技術は、社外向けサービスとしても既に800社以上のお客様に採用されており、時代の変遷とともにクラウドのメリットを最大限活用できる企業システムのひとつとして位置付けております。
そして今回、テレワーク環境下でも従前と変わらない業務活動を目指すことは、当社にとってとても重要な検証項目のひとつにもなりました。
ただし、新たなテレワークへの挑戦は、今までの備えと構えだけでは補うことができない点があったことも補足しなければなりません。
テレワークによる新たなCase Studyや業務の改善、変更、ルーティーンワークの見直しなどが発生し、営業活動においてはWebを積極活用したアプローチに切り替え、ZoomやTeamsなどのビデオチャットも導入しました。特に、サポートに従事する場合の電話対応については、試行錯誤をしながらも携帯電話とソフトウェア電話を活用し在宅中でありながらも、従前と変わらない業務活動を行えるように今でもスパイラルアップしています。
備えと構えの両輪
今回は2020年2月のシェアオフィス移転から4月の緊急事態宣言発令までの数ヶ月間の当社の環境変化と働き方のドキュメントをまとめました。
シェアオフィス移転を機に従業員の意識も効率性と生産性の対応意識が高まり、それにより新しい働き方の選択肢、柔軟なジョブワーク、非対面によるコミュニケーションなど業務改革を少しずつ進めることが出来ました。
一方で、このシェアオフィス移転やテレワークを実現させる条件にも気付きました。
それは「企業活動に必要なITシステムがクラウド化されていること」という条件です。
これは、結果的にテレワーク業務にも活かされることになりましたが、ITが企業活動の中核を担う比重が高くなる昨今、昔のように個人のパソコンにExcelがあれば良いという時代は終わりました。企業のシステムは業務が円滑に進むように複雑に連携しています。
その企業システムがより柔軟にそして安全に、かつ利便性に基づいた設計の企業システムであれば、働き方の選択肢がより拡がるのではないかと思います。
さて、このような短期間で目紛しく変化した数ヶ月でしたが、必然と偶然が重なり合う中で迎えた2020年4月7日の緊急事態宣言、次回は緊急事態宣言移行の当社の取り組みと働き方の変化についてお話しを進めていきたいと思います。